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• 私の書類整理術

昨夜の節分は、独りで豆まきをしたマメな男の田中です。そんな、マメな性格だからさぞかしきちんとしているんじゃないかと思われがちですが、実は相当大雑把です。例えば、掃除はこまめにやるけど、四角い部屋を丸く掃除機をかけるみたいな（笑）

クリアファイル活用法

そんな大雑把な私だからこそ気を付けているのが、「書類が無くならないこと」と「同じ案件でまとめておくこと」です。そこで、昔から重宝しているのが「クリアファイル」です。 仕事で使うのはもちろんのこと、常に鞄に準備しておいて、会合で配られた資料はバッチリ仕分けして収納しちゃいます。

そして、ファーエンドテクノロジーでは、紛失やほかの書類の混入を防ぐために、誰かに書類１枚でも手渡す時は必ずクリアファイルに入れて渡すほど徹底しています。前田社長がルールとして取り入れられているんですが、最初に聞いた時は「おっ、さすが〜！」と深く共感せずにはいられませんでした。

三段空母式書類箱

でも、案件が増えてくると、「どれから手をつけて良いのか？」「どれが待ち状態なのか？」ということが分かり難くなるという問題が生じます。業務進捗管理と仕分けの混乱状態です。 更に、業務上ルーチンに他の人から受取る案件があると、いつの間にやら机の上に置かれて他の案件と混じって見落とすこともあります。こちらは整理整頓の混乱状態です。これらを解決するには、書類の流れとストック場所を「どこに置いているのかを社員全員が分かるように」明示することと、緊急性の有無を明確にして急ぎの仕事は最優先で処理できるようにすることです。

そこで私の採った解決策が、書類箱の「三段空母式」です。ここから思い切り良く脱線しますよ（笑）「ん？三段空母ってアニメの宇宙戦艦ヤマトに出て来たガミラスの空母？」って、分かる人は同年代ですね〜。

三段空母のプラモデル画像です。懐かしいでしょw

ところが、「三段空母」は実際に大日本帝国海軍に存在していたんです。航空母艦「赤城」と「加賀」の初期形態がそうなんです。

赤城三段空母時代のプラモデルです。

三段の飛行甲板の活用法はそれぞれ「上段＝着艦用」「中段＝小型機発艦用兼主砲配置」「下段＝中型機発艦用」となっていました。後に艦載機の大型化により、各飛行甲板の長さが足らなくなったので全通式の一枚甲板に改装されましたが、離着艦を同時に行えるという斬新なアイディアは魅力的です。

で、私の「三段空母式」とは、写真のように三段の書類整理ケースを置くことです。「上段」は、他の社員が私に渡す書類をいつでも投げ入れられるような「受付専用ボックス」すなわち「着艦専用」としています。「中段」はその日のうちに処理しなければならない書類を、私が上段から選んで入れ直します。チャッチャッと小回り良く処理しなければならないので「小型機発艦用」に見立ててます。「下段」は処理済み若しくは結果待ちの書類入れとしています。割とヘビーな案件ですので「中型機発艦用」と見立てています。

効果は予想以上に使い勝手が良いうえに効率向上に役立っていると感じています。単に机の上の整理整頓ができたというだけでなく、①私に渡す書類はどこに置けば良いのか②どれくらい書類が溜まっているのかを私も他の社員も一目で分かるようになりました。

事務屋の仕事って、ルーチン（単調・決まった流れ）なので、楽しみながら効率を上げる工夫って大切だと思います。