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• うちの会社の文書管理（その2） − Raspberry PIを使用した社内ポータル

岩石です。この間の日曜日、横浜で開催された カメラと写真映像の展示会 CP+2016に行ってきました。
天気も良かったので、山下公園や赤レンガ倉庫などを一人で歩きながら、会場に向かいました。 日々の気忙しい感じからリフレッシュできた気がしています。
当の会場の方では、カメラも大好きなので堪能しましたが、展示の作りやセミナーの構成など特に注目していました。 弊社もよく展示やセミナーなど行いますので、今後の参考にできたら良いなと感じています。

前回のブログでは、社内の規程類の文書管理として文書の作成をSphinx、版管理をMercurial（アプリケーションとしてはKallithea）で管理していることを書きました。

今回はその公開について書きます。

文書の公開方法

文書の作成に使用するSphinxでは、 reStructuredText形式 で書かれた文書のソースファイルから様々な形式の文書を作成することが可能です。
例えば、

• 電子図書ではスタンダードな epub形式
• 配布文書としては一般的な pdf形式

その他拡張を行うと

• Word形式
• LaTeX形式

などの出力も出来るそうです。
弊社では、皆が簡単に閲覧することを考え、 html形式 で出力し各自のPCからブラウザで閲覧することにしました。

文書サーバ

html形式の文書をブラウザで皆が閲覧するとなると、Webサーバが必要となります。
htmlの文書を公開するために大きなサーバを用意するのはもったいないです。
ブラウザで閲覧するのは静的なページですので、サーバスペックも高性能なものは必要ありません。

弊社ではRaspberry PIを使う事にしました。
Raspberry PI

先日Raspberry PI 3も発表され、高性能化が益々進むボードコンピュータですが、弊社で使用しているのはメインメモリ256MBで、媒体がSDカードの初代のRaspberry PI 1 Model Aです。

公開管理

このサーバにリポジトリから文書のソースファイルをダウンロードし、サーバ上でhtmlファイルを生成して公開の準備ができあがります。
静的なページのみですので、静的ファイルの転送が速い（と言われている？）nginxで配信をしています。
プルリクエストが取り込まれリポジトリが更新された場合も、簡単な操作でサーバ側のファイルを更新し、最新の文書を生成します。
リポジトリが更新されたのを判別し、自動的に最新文書の生成まで行う仕組みも検討しましたが、

• 文書の改訂がそれほど頻繁で無いこと
• 負荷のかかる動作をさせたくないこと

などを考慮し手動での操作としています。

文書を作成・更新する際の、

1. 文書の作成　→　プルリクエスト
2. プルリクエストの承認　→　文書ファイルへのマージ
3. 文書ファイルをサーバへ読み込み　→　htmlの生成

と、この一連の作業について権限を分離し、それぞれの権限者が行うことで、改訂の承認や最新で誤りの無い文書の公開が行える仕組みとしています。

社内ポータル

しかしながら、文書がそこにあるとわかっていても、積極的に見る理由が無ければ、存在を忘れてしまいがちです。
弊社の業務はほとんどがWebのシステムを利用していることから、強い働きかけでは無いですが、ブラウザでサーバにアクセスしたときに最初に表示するページを業務のリンク集として作成し、 社内ポータル として利用できるようにしました。
私は、ブラウザの初期画面をこのポータルに設定し、常にこの画面から業務に進むようにしています。

ポータルのリンクは、用途で分類し、必要性や緊急性を考え、順序を決めて並べています。

• 一番上のページには緊急連絡先や、社内で使用する用紙の様式集などのリンク
• 次のページではWebメールや業務進捗等を管理しているRedmineなど業務用のリンク
• その次に先にお話した社内規程等の文書のリンク
• そして弊社で運営しているサービスのリンク
• 最後に、弊社で運営しているWebサイトのリンク

となっています。

最初に表示する、一番上の画面では、弊社イメージキャラクターの村井容子さんの写真を使っています。

朝出勤して、PCの電源を入れログインし、ブラウザを開き...毎朝癒やされています。
私だけかな？

2回に分けて、弊社の社内文書管理の話を書かせていただきました。