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• Redmineの通知メールをプロジェクトごとに自動で振り分ける（Gmail）

杠です。Redmineを使用していると、プロジェクトが増えるにつれて通知メールも多くなってきます。毎日届くたくさんのメールを、一通ずつ見て判断するのは意外と大変なものです。

そこで便利なのが、メールヘッダの情報を利用した自動振り分けです。今回は、Gmailを例に、通知メールをプロジェクトごとに自動で振り分けるための設定を紹介します。

Redmineのメールヘッダ

Redmineの通知メールには、振り分けに利用できるさまざまなヘッダが用意されています。

参考：Redmineの通知メールに含まれるヘッダフィールド

X-Redmine-Project の識別子からプロジェクトを判別できますが、メールサービスによってはこのヘッダを振り分け条件に使えないことがあります。しかし、Redmine 6.0 から「List-Id」ヘッダにプロジェクト識別子が入るようになり、Gmailでプロジェクトごとの振り分けが簡単に行えるようになりました。

Redmine 6.0 新機能紹介: Redmineから届く通知メールをプロジェクトごとに振り分けできるように List-Id ヘッダーにプロジェクト識別子を追加

Gmailでヘッダを確認する方法

1. 対象の通知メールを開く
   
2. 右上の「︙」メニューをクリック
   
3. 「原文を表示」を選択

表示されたテキストの中から List-Id: と書かれた行を見つけます。

Gmailでヘッダを使ってプロジェクトごとにメールを振り分ける

Gmailでは、検索演算子が用意されています。プロジェクトごとにメールを振り分ける際は、先ほど確認したヘッダ情報をもとに、list: という演算子を使用します。

例： list:support-center.redmine.example.com

まずはこの文字列をGmailの検索窓に入力し、対象のメールが検索結果に表示されるかを確認します。

フィルタの作成手順

問題なく表示されたら、以下の手順で自動振り分けを設定します。

1. 検索窓右側のアイコン（検索オプションを表示）をクリック
   
2. 「フィルタを作成」をクリック
3. 「受信トレイをスキップ(アーカイブする)」にチェックを入れる
   
4. 「ラベルを付ける」にチェックを入れて、既存のラベルを選択するか新しいラベルを作成する
   
5. 「フィルタを作成」をクリック

これで、特定のプロジェクトの通知メールがラベルごとに自動的に振り分けられるようになります。

以前は、「一番に目を通したいプロジェクトの通知」と、「別に時間を取って確認したいプロジェクトの通知」、その他のメールすべてが受信トレイに混在している状態でした。

現在は、これらのプロジェクトの通知が自動で振り分けられるよう設定し、次の手順でメールを確認しています。

1. ラベルのついたメールをチェックする
2. 最後に、受信トレイに残ったその他のメールをチェックする

振り分けを行ったことで、通知が埋もれることがなくなり、確認がスムーズになりました。

まとめ

実際にこの振り分けを始めてから気づいたのですが、今までは一通一通メールを開くたびに、無意識に「仕分けの判断」をしていました。例えば、「どのプロジェクトの通知か」「今すぐ確認する必要があるか」「後でまとめて確認すればよいか」といったことです。

ひとつひとつは小さな判断ですが、何十通にもなると、知らず知らずのうちに脳のエネルギーを消耗してしまいます。振り分け設定をした後は、この「仕分けの判断」そのものが不要になりました。

最初からラベルで振り分けられたものから順番に確認していけばよく、効率が上がったと感じています。また、後からメールの確認もしやすくなりました。

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