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• またまた管理間接部門に新兵器登場です

例年より秋の早い訪れに、今夜の酒の肴選びが一層楽しくなった田中です。

さて、私の業務にはお客様からのお申込みを処理することが含まれますが、新規のお申し込みから解約まで多種多様な対応が求められます。

例えばMy Redmineの1ヶ月無料試用を経て正式サービスをお申し込みいただく方には「利用申込書」を送って頂きます。その利用申込書を元に顧客データを更新し、「正式サービス開始のご通知」を作成します。そしてその「通知書」と一緒に、支払い方法によって「口座振替依頼書」か「請求書」、付箋やステッカーなどのノベルティ、そしてご成約頂いた方への目玉サービス（？）である当社代表取締役の前田の著書「入門Redmine」をお届けします。

サービスの違いによってノベルティの種類が変わることもありますし、支払い方法によって内容物が変わったり、新しいノベルティが加わった時に種類や数量が変わることもあります。

この正式サービスへのお申込みが多い日だと4〜5件ありますので、その他の無料試用やオプションサービスのお申込みと合わせると、正確で円滑な事務処理に支障を生じさせかねない量になります。更に、弊社のサービスを利用される方が増えればその分様々なご要望が増えますから、都度多種多様な案件を臨機応変に対応することが求められるようになります。

そこで！以前自動紙折り機の導入で事務効率のアップに成功した経験を踏まえ、正確で円滑な事務処理を行える新兵器の導入を実施しました。 ブラザーのラベルプリンタ「P-touch QL-650TD」です。

当初、印刷によるチェックシートやゴム印を作って確認の欄を設けることも検討しましたが、紙が増えることによる様々な弊害と対応する項目の多さからボツ案となりました。では、申込書にチェックシートを貼れば良いということになりましたが、切ったり貼ったりの手間の方が業務を阻害します。

そこで手間を省くという課題をこのラベルシールで解決したのです。

申込書の余白にシールを貼って、不要なものは消し込みを入れる等して作業内容を確定し、終わればチェック担当者に回して確認された作業のボックスに ✓ を入れるという単純ですが最も効果的な方法を採用しました。

このチェックシールを活用するようになってから、事務処理を阻害して来た「未処理」や「差し戻し」が大幅に減少しています。

どこかのファーストフードの謳い文句ではないですが、管理間接部門が行うお客様のご要望への対応は、「巧い、早い、安い」ほど高い付加価値を生み出すのと考えます。

「お客様の喜ぶ顔が見たいから！」これからも小さな改善の積み重ねを皆で続けて行こうと、台風前の厚い雲に覆われた空に誓う私でした。

え？クラウドサービスだからお客様の顔は見えないだろうって！？いえいえ、雲の向こうに青空が広がっているのを信じているんです！！

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