社員旅行の段取りをRedmineで行いました


坂本です。4月に社員旅行で香港に行ってきました。実は海外に行くのはこの旅行がはじめてだったので、行く前はドキドキとワクワクが止まらなかったです。

そんな初海外&初香港の私が、Redmineを使って旅行の段取りを行なった話をします。

Redmineで段取り?

Redmineで旅行の段取りと聞いてもイメージがつきにくいかもしれません。私もはじめにお話を頂いた時には「Redmineで旅行の段取り?」「どんな感じになるんだろう」とピンと来ませんでした。少しだけ、どのように進めたのか紹介したいと思います!

「スケジュール決め」

紹介する内容として、スケジュール決めを行った様子を紹介します。

使った機能は次の3つです。

チケット作成

タスクが上がったらとにかくチケットを作成しました。また、子チケットに日付ごとのスケジュール決めチケットを作成して進めることで、いつのスケジュールがまだ決まっていないか分かりやすくなりました。段取りをする上で工夫したことは、やはりチケット作成の粒度です。今回はとくに細かく分けて、チケットがずっと残る状態を無くすよう心がけてみました。


日付ごとに子チケットを作成

Wikiとニュース活用

実は社員旅行中の1日を利用してマカオ組と深圳組に別れて観光してきました(ちなみに私はマカオ組)。その希望を取る際にWikiとニュースを活用して段取りを進めました。Wikiに希望の観光地を書いてもらう形にし、ニュースを作成してお知らせします。

また、ニュースの中にWikiのリンクを貼ることで、すぐWikiページに移動できます。この機能は便利なのであちこちで活用しています。


ニュース内でWikiへのリンクを貼ることができる

Wikiページにそれぞれ入力してもらう

スケジュールが決まったタイミングでチケットは終了にします。チケットを終了にすると、段取りが進んでることを実感できるので嬉しいです。

便利だった機能

次に、今回段取りをする上でとくに活用した便利な機能を紹介します。

フォーラム

Redmineにはフォーラムという掲示板機能があります。この機能がとても便利で、ツアーの情報だったり旅行当日までに準備するものなどを共有するために使いました。


フォーラムを使って情報共有

ニュース

先ほども少し紹介しましたが、Redmineのニュースという機能を使って伝達事項を掲載するのに使いました。ニュースにはコメント機能もあり、そのニュースに対して関連内容の追記や質問などもできます。


ニュースを使って伝達する

チケットの期日(リマインダ)

チケットには期日を設定することができ、期日1週間前になるとメールで教えてくれます。とくに予約や申請のチケットには、存在を忘れないためにもできるだけ期日を設定していました。

バージョン

バージョン分けをすることで、チケット一覧画面やロードマップから進み具合がわかりやすくなりました。パッと見であとこのくらい!とわかった方が作業を進める上でモチベーションが上がります。


ロードマップ画面はチケットの進み具合がわかりやすい

段取りをRedmineでしてみて

旅行の段取り自体はじめてだったのですが、想像以上に大変なんだなと学びになり、とても良い経験ができて本当によかったと思っています。Redmineの機能を使いこなすことで段取り漏れが無くなったり、スムーズに進めることができたと思います。

また、連絡事項など複数人に伝えたい時もRedmine上で行うことができたり、決定したものについてはWikiページに書いておくなど段取り以外の用途でも活用できました。

今回ご紹介していない便利な機能もたくさんあるので、ぜひ何かの段取りを行う際にRedmineをオススメしたいです。

ちょっとだけ香港・マカオ旅行の感想

海外に行くのははじめてだったこともあり、行くまではドキドキワクワクの楽しみな反面「無事に帰ってこれるかな」という不安な気持ちもありましたが楽しんで無事に帰ることができたのでよかったです。香港・マカオは日本と違う雰囲気だったり、日本ではあまり見られない光景がみれたりととても面白く楽しかったです。もっとたくさん香港・マカオについての発見や驚きを書きたいところですが、ありすぎて長くなってしまうので我慢します。聞きたい人はいつでも聞きに来てください!今後、いろいろな国に行ってみたいです!


香港のシンフォニーオブライツ

マカオの聖ドミニコ教会

My Redmine

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