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• 紙のスキャン作業を1枚あたり40秒も時間短縮できました

坂本です。梅雨が明けて夏がやってきましたね。今年はお祭りも本格的に開催されるので、ウキウキしています。

さて、今週のブログではスキャナを使って業務効率化したお話をしようと思います。

電子取引における電子データ保存義務化に向けて

2022年に電子帳簿保存法が改正され、電子取引における電子データ保存義務化が始まっています。猶予期間が2023年12月31日まで設けられているので、今年中には準備をしておく必要があります。電子帳簿保存法が定める電子保存の形式の中にスキャナ保存があり、紙の書類をスキャナで読み取って保存します。

その準備を進めていく中で、今までよりもスキャンする機会が増えました。今まではプリンタのスキャン機能を使ってスキャンしていましたが、たくさんスキャンする場合は少し手間がかかるということでスキャナを使うようになりました。

今までのスキャン方法（プリンタのスキャン機能）

今までは、プリンタのスキャン機能を使ってスキャンしていました。手順は以下のような流れです。（初期セットアップは省く）

1. Macのイメージキャプチャというアプリケーションを立ち上げる
2. プリンタにスキャンしたい書類をセットする
3. 予備スキャンボタンをクリックしてスキャンオプションを調整
4. スキャンボタンをクリック
5. スキャン後、書類を取りに行く

プリンタまで歩く作業が発生するので、とても手間がかかっていました。

現在のスキャン方法（スキャナ）

そこで私のデスク近くにスキャナを導入することにしました。手順は以下のような流れです。（初期セットアップは省く）

1. スキャナとPCを有線で繋いで、ドライバ「ScanSnap Manager」を立ち上げる（PCと繋いだら自動で立ち上がる）
   
2. スキャナにスキャンしたい書類をセット
3. スキャンボタン（青く光っているボタン）をクリック

スキャナ本体は私のデスク近くに置いてあるので、そこまで歩く移動が少ないです。また、スキャン自体もとても速いので「スキャンを待つ」時間がほとんどありません。

1枚あたり何秒短縮できたのか検証

スキャナを使い始めてすごく楽になったことは実感しています。ただ実際に1枚あたり何秒短縮できているんだろうと気になったので検証してみました！アプリケーションを立ち上げるところから書類をセット、スキャンを実行して書類を取りに行きアプリケーションを終了させるところまでをストップウォッチで測りました。

検証の結果です。

なんと、1枚あたり約40秒も短縮できていることがわかりました！

まとめ

1枚あたり約40秒も短縮できているというのは驚きでしたが、スキャナはとても便利だと改めて思いました。こんなにも業務を効率化できてると知れて嬉しいです！電子取引における電子データ保存義務化が本格的に始まったらよりスキャンする機会が増えると思うので、今後も活用していきます！

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