非エンジニアによるRedmineを使ったGTDでタスク管理


こんにちは。マーケティンググループの遠藤です。

GTD(Getting Things Done:ゲッティング・シングス・ダン)というタスク管理手法をご存知でしょうか。GTDはタスクを整理して管理する手法です。私は随分前に(10年前?!)、自分自身のTODO管理にGTDを利用していました。当時はソフトウェアやクラウドサービスなどを利用するのではなく、手帳に手書きで管理していたと記憶しています。(スマートフォンを使いはじめた時期が遅かった)

しばらく忘れていたGTDのことを最近思い出したのですが、オープンソースのタスク管理・プロジェクト管理ツールである「Redmine」がGTDに適しているのではと考えが浮かびました。再びGTDでタスク管理をしてみようと思いました。そのような考えに至った背景として、私の所属するマーケティンググループでは、徐々に人が増えてきて、タスクも増え多岐に渡っているなどの現状があり、より効率的に仕事をする必要があったためです。

改めてGTDについて調べてみるとRedmineにとても適している手法だと思えてきました(ファーエンドテクノロジーでは仕事をRedmineで管理してる)。様々なプロジェクト管理、タスク管理の手法がある中、非エンジニアによるタスク管理の一例として参考になればと思います。

RedmineでGTDを行う利点

GTDを行う上で以前と異なるのは、個人のTODO管理に利用してた点です。今回は個人ではなくチームのタスク管理に利用します。RedmineでGTDを利用するメリットの一つに情報をRedmineにすべて集約できる点だと思います。

例えば、次のようなことがRedmineでできます。普段Redmineを利用されている方からすると当たり前のことかもしれませんね。


Redmineのチケット画面

GTDでタスク管理を行う流れ

GTDの手順は次のとおりです。Redmineにこの運用をあてはめてみます。

  1. 収集:頭の中にあることを紙に書き出す → Redmineでやることをチケットに登録
  2. 処理:書き出した内容をリスト化する → 担当者を設定し優先度やカテゴリなどを設定
  3. 整理:→ いつ対応するのかなど、バージョン(マイルストーン)などに振り分ける
  4. レビュー:タスクの見直し → 朝会でやることを確認、ミーティングでタスクの棚卸し
  5. 実行:実行する → 実行する。Redmineではタスクの進捗状況がステータスで分かる

GTDでは頭の中のことを紙などに書き出しますが、Redmineではそれをチケットに登録します。バックログとしてタスクを登録しておくことで、いつやるのか、誰がやるのかなど、その後の整理や見直しができます。

4.のレビューについては、以前は行っていなかったミーティングを実施することとして、チケットの棚卸しをすることにしました。抱えている課題を共有したり、タスクの担当者を変更したり、実施時期の見直しを行っています。

実際どうか

このような運用を行って、効果があるのか、ないのか実際はどうなのでしょう。実感としては、蓄積することでどのくらいのタスクをこなすことができるのかがある程度見えたと思います。また、各自がどのタスクから取り組むのかなどの優先度をつけられるようになりました。

他のメンバーにも感想を聞いてみました。ミーティングを行うことで緊急ではないが相談したいことを共有できる、テキスト化しにくいことも相談できる機会になっている点が良い点とのことでした。

まとめ

Redmineに習熟している、タスク管理、プロジェクト管理に長けている人には当たり前、物足りない内容かもしれません。また、現在この手法がベストで完璧というわけでもありません。フレームワークや手法の利用が目的ではないので、うまくツールを使って目標を達成したいです。

ちなみに同じことを考えている人がいるに違いないと調べてみると記事がありました。かなり前からこの考えはあったようです。
GTDとチケット管理が似ている: プログラマの思索

いま、リモートワークや在宅勤務を検討されている方もいらっしゃると思います。レビューやミーティングはウェブ会議でも代替できると思います。非エンジニアや一般職の方にも、Redmineを使った仕事の進め方のひとつとして、参考になればと思います。


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