Googleドキュメントで資料作りおすすめ機能5選

2020.04.22

ハンズオン講座で使用するテキストを作りました
テキストを作るためにGoogleドキュメントを使用しました
活用した便利機能の中から5つを紹介します

坂本です。今週から在宅勤務になりました。初めは普段と違う環境で仕事をするのでとてもモチベーションが上がっていましたが、一人で仕事をするのは少し寂しいものですね。コロナウイルスが少しでも早く収まることを祈ります。

さて、今日のブログではGoogleドキュメントの便利機能などを紹介します。

GoogleドキュメントでAWSハンズオン資料作成

Googleドキュメントでどんな資料を作成したかというと、以前、弊社吉岡よりAWSハンズオン講座をしたことについて紹介しましたが、その時に使ったテキストを作成しました。はじめは上手く資料をまとめられるか不安がありましたが、私が思っていたよりもGoogleドキュメントの機能が豊富だったので良い資料を作成することができました。

実際に作成したAWSハンズオン資料テキスト（PDF）

Googleドキュメントで活用したオススメ機能

Googleドキュメントはたくさんの機能がありどれも便利だと思いますが、使ってみて特に便利だと思った機能を紹介します。

目次機能では、挿入タブから目次を選択するだけで以下のようにリンクとページ番号付きの目次が簡単に挿入されます。リンクをクリックすることで他ページにすぐ移動できるので、今回のようなページ数が多い資料（全112ページ）を作成する時にはとても便利でした。ただ、目次の表示には見出しのテキストに「見出し」の書式を適用する必要があったのでその点は注意が必要です。

目次機能で見出しにリンクを設定

書式貼り付け機能

見出しは目立つようにフォントサイズ・配色を変更していましたが、いちいち変更するのが大変でした。そんな時に役に立ったのが書式貼り付け機能です。コピーしたい書式が適用されている文字を選択し「書式を貼り付け」アイコンをクリックすることで書式をコピーできます。文字のフォントを大きくして色を変えて…といちいち手間が掛からなくてすんだのでかなり活用した機能でした。

見出しの書式をコピペできる

Code Blocks

"Code Blocks"は、Googleドキュメント上に書いたコードをシンタックスハイライトできる機能です。ハイライトしたいコードを選択した状態でアドオン→codebloksで言語やテーマを設定します。適用する前にプレビューで確認することもできます。スクリーンショットなどでcodeを貼り付けると編集もできず困っていたので、とても役に立つ機能でした。Code Blocksを使うにはアクセスの許可設定をする必要がありますが、簡単に設定できます。

コードにシンタックスハイライトを適用

概要機能

「見出し」の書式を適用していると、文書の目次をGoogleドキュメントの左側に概要として常設できます。目次と似た機能ですが、どのページにいてもずっと左側に表示することができるのでいつでもページ移動が可能です。今回のハンズオンではページ移動が必要だったので活用しました。

左側の見出しをクリックすると該当の箇所に移動

リアルタイムで編集ができる

Googleドキュメントでは、ファイルを共有するとリアルタイムで編集が可能です。変更箇所はすぐに反映されます。以下のように編集者の名前と編集箇所が表示されるため、今誰がどこの編集をしているのか一目瞭然です。

編集箇所がみどり色で「坂本想」と表示されていてすぐに分かる

終わりに

今回、Googleドキュメントを使ってみていろいろな機能があることを知りました。私が紹介した以外にもまだまだたくさんの便利機能があると思うので、今後も資料作成をする機会があればGoogleドキュメントを活用していこうと思います！

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