オンライン相談会をMy Redmineと予約システム(RESERVA)で管理しています


杠です。最近はオンラインでのセミナーや説明会などが当たり前になりつつあります。ファーエンドテクノロジーでも、タスク管理クラウドサービス「My Redmine」を無料お試し中の方を対象にオンライン相談会を週3回程度開催しています。

今回、ブログタイトルの通りMy Redmineと予約システム(RESERVA)を使用してどのようにオンライン相談会を管理しているかご紹介します。


オンライン相談会の様子

開催までのタスクはMy Redmine

相談会を開催するまでの流れ

  1. 予約システムに相談会の日程を登録
  2. お客様から予約が入る
  3. お客様へ受付メールを送信
  4. 社内のMy Redmineにチケットを作成
  5. お客様へ開催日時の案内メールの送信
  6. 相談会開催

My Redmineと予約システム、それぞれで行っている内容をまとめると次の通りです。

My Redmine

社内のMy Redmineにあるイベント用のプロジェクトに相談会を開催するまでのタスクをチケットを作成して管理しています。予約が入った時に次のチケットを作成します。

予約システム

相談会の予約は「RESERVA」という予約管理システムで管理しています。専用の予約ページを作成して予約を管理できます。相談会を開催する日程を登録すると、予約ページにあるカレンダーに表示されます。


相談会はミニ相談会(20分)と、じっくり相談会(60分)の2つのコースから選択できます。

カレンダーに表示されている日程から予約できます。お客様からの予約が入るとメール通知が届きます。

チケットのコピー機能とリマインダ機能で予約受付から開催までをスムーズに

チケットのコピー機能

My Redmineに作成するチケットの内容は毎回ほとんど同じなので、前回作成したチケットをコピーして作成します。前回作成したチケット画面から「コピー」をクリックするとコピー元のチケットの内容がそのまま設定されているので、変更が必要な項目だけ編集して簡単にチケットを作成できます。

リマインダ機能

担当者が自分に設定されているチケットの期日が近くなるとメールで知らせてくれる機能です。相談会開催の当日に慌てることがないように、毎朝届くリマインダメールを確認しています。メール内のリンクをクリックするとチケットの内容を確認できます。

My Redmineではリマインダ機能がデフォルトで有効になっています。期日が近いチケットとチケットの期日が過ぎていて未完了のチケットがあればリマインダメールが届きます。


My Redmine

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