SmartHRで人事情報の管理を検証中です


春の訪れに合わせて、桜の樹皮は色濃くなり枝には小さな蕾が現れてきました。いろいろ騒がしい世の中ですが、せめて美しい桜を愛でに今年も日本酒片手に松江城に登ろうと思っている田中です。

さて、春といえば新しいスタートの季節。学生も社会人も新しい仲間が増える時です。ファーエンドテクノロジーでは、新卒に限らず年間を通じて随時適切な人材を採用しています。おかげさまで、現在前田社長以下12名で業務を行っています。私が最初に来た時は私を含めて4名でしたから、わずか7年で3倍になりました。

そして、人の数に比例して事務量が増えてきました。社内向けだけでなく税金や社会保険の届や支払いといった対外的な業務の増加もあります。それらの業務に対応するためには、入社日や生年月日、現住所に緊急連絡先といった社員の情報管理の適切な管理が求められるようになります。これまで表計算ソフトや書類による管理でしたが、情報の更新や書類の整理に時間が掛かるのが気になり出していました。


これまでの表計算ソフトによる管理(イメージ)

そんなときに「SmartHR」を知りました。SmartHRは、人事・労務管理ができるクラウドサービスです。30名までは無料のプランがあるというので、昨年の10月7日にセミナーを受けてから利用してみることにしました。

SmartHR(スマートHR)|シェアNo.1のクラウド人事労務ソフト

SmartHRは、全国2万社以上が登録するシェアNo.1のクラウド人事労務ソフトです。入退社手続きや従業員情報の一元管理、年末調整などの人事・労務管理をペーパーレスで。さらに電子申請対応で人事労務を、ラクラクに。

優れていると感じた点

現在、社員情報の管理に特化して利用して検証を行ってますが、次の点でこれまでの管理手段より優れていると感じています。

社員自身が入力できる

社員が自分の席で自分の情報の入力や更新を行えます。これまでは入社時に提出された書類を元に担当者が各種情報を入力していましたが、「SmartHR」だと本人に入力をしてもらえます。本人が入力するので、誤入力を最小限に抑えられそうです。


赤丸で囲った手続きが社員が入力してもらうもの

時間の削減

担当者が一人で入力していた時に比べ情報の正確さと適時迅速な情報の更新を可能にしてくれます。現在、事務担当は私を含めて2名で業務を行なっています。総務、経理に庶務と多様な業務に対応しておりますので、時間の削減は大変助かります。

自動アップデート

システムが随時更新されますので、新しいOSに対応できなくなるという心配がありません。新しいソフトを高額で買う必要がないというのは、クラウドサービスの魅力だと感じます。

情報漏洩を防げる

設定により必要な人だけが必要な情報だけにアクセスできますので人事情報の漏洩を防げます。情報管理に厳しい昨今、ファイル閲覧や保管管理に気を使います。担当者だけでなく、各人が面倒な手続きを行わなくても自分の情報を確認するのは大助かりです。

年末調整が楽になりそう

まだ利用していませんが、SmartHRでは年末調整の書類作成ができます。年に1回の作業ですので、前年の情報を確認するのに手間が掛かるのが難点でした。SmartHRだと、自分の過去の書類を簡単に確認でき、さらに差分を変更するだけなので各自の書類作成時間を大幅に短縮できると思います。

課題

とても使い勝手の良い優れたシステムですが、私が感じる課題が唯一「マイナンバーの管理」です。

国の管理基準が厳しいこともあって、現在のシステムに保管するのは躊躇しています。現状はマイナンバーは登録せず、必要な時に各自に手書きで記載してもらうようにしています。それでも十分年末調整の書類作成が可能ですし、その他の人事情報の管理が楽になりました。

これからも引き続き使い続けたいシステムです。


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