集合研修をオンライン化してみたぞ!


岩石です。私の自宅付近は緑が多く、鳥の声やセミの声がよく聞こえます。最近過ごしやすい気温になってきたので、在宅時は常に窓を開けているのですが、ミーティングではマイクに音が入るのがちょっと気がかりです。

今の所どのお相手からもクレームは無いので、気持ちの良さを優先してます。私とミーティングされる方は、寒くなる季節まで当分の間は外の音とお付き合いくださいませ。

社内向けセキュリティ教育を毎年実施

今回は社内の教育についての話題です。弊社では毎年複数の種類のセキュリティ教育を実施しており、役割に応じて受講することとなっています。そのうちの一つで全社員(契約などで社内で業務を行う方も)対象のセキュリティ教育も実施しております。

全社員向けの教育では、世の中の動向や法令の改定・当社の情報セキュリティへの取り組み・社内ルールの改定状況などを理解していただき、情報セキュリティへの良い意味での緊張感をリフレッシュしていただく機会になるように考えています。

全社員向け教育では、基本的に私が講師となり(講師になる条件も社内のルールで決めています)数回に分けて集合研修を行なっていました。


昨年の研修の様子

教育活動を電子化

組織(会社)のマネジメントにおいて、教育はとても重要な活動です。当社はISO27001認証(ISMS認証)を取得し毎年審査を受審することなどもあり、教育などマネジメント活動の結果などを記録として保管しています。

ISMSの活動において多くの記録類は電子化して保管しておりましたが、審査を受ける場面での対応のしやすさや管理のしやすさ、省スペース化などもあって、この春から改めて記録電子化を推進しています。記録の保管は通常業務で使用しているものとは別のRedmineで管理してますが、この話はまた別の機会で。

記録も電子化を進めてますので、活動自体も電子化した方が処理が楽です。実際に取り組んでみたところ、主要な業務ツールは既に揃っており案外簡単に実現しました。

日程調整はSlackで

昨年から人が一箇所に集まり会合を行うことがほとんどなくなりました。社外の方との打ち合わせだけでなく、社内のミーティングもほとんどオンラインに変わりました。自宅で社外の方との(オンライン)ミーティングを行うことはごく一般的なことになりました。

弊社では全ての業務が完全にテレワーク対応ではありませんが、ほぼ業務は在宅で可能です。しかし弊社が所在する島根県松江市では新型コロナウィルス感染状況が他の地域ほど逼迫していないということもあり、通勤時における感染リスクが大きく無い社員も多く、また自宅よりも会社の方が環境が良いという理由で出社する社員も多いです。

昨年までと同様に人数を減らし、一定の条件を整え集合研修を行うことも難しくは無いのですが、ちょっとしたトライの一つとしてオンラインで行うことを前提として進めました。

社内集合研修で思いのほか面倒なのが開催日時と参加者を決定することです。業務への影響をできるだけ小さくしたいのですが、どうしても参加される社員に時間を割いていただく必要があります。またテレワークなどで出社していない可能性もあるため、その辺りの確認や調整を行っていただく必要があります。

今回はオンラインでの参加もOKとし研修参加者の出勤状況による影響を取り払いました。そして参加希望(時間調整可能な日)についてはSlackのアイコンで回答してもらいます(これ社内でいつもやってるやつです)。


あとは人数などの平滑化を考えて、確定日程をリプライとして通知しました。

Slackで研修も

実際の研修はSlackのCall機能(ビデオ会議機能)を採用しました。弊社ではGoogle WorkSpaceを使用しているため、Google Meetという選択肢もあったのですが、通常のコミュニケーションは上記の通りSlackで行なっているというのが大きな理由です。誰かがミーティング中であることがわかりやすく表示されることも理由のひとつです。(Google MeetはSlack障害時などのバックアップとして位置付けてます)ZOOMやAmazon Chime、Webexなどのサービスでも同じようにできますね。

今回参加者の方々の参加のしやすさ(日程調整のしやすさ)を考えてオンラインでの研修としたのですが、結果的に講師も在宅でのオンライン研修という形になりました。講師側の都合を考えてもオンライン開催は良かったと感じました(会議室の準備などもいらない)。

数回に分けて研修を行うため、事前にテストの内容や質問があった内容などに触れてほしく無い事情もあり、今回はSlackに研修用のプライベートなチャンネルを設け、研修直前にチャンネルに招待し、研修が終わったらチャンネルから外れてもらうようにしてみました(会議室に入っていただくようなイメージ)。

参加者が数十人になるようなセミナー形式であれば、質疑などの対応もオンラインで受け付けることなどを考えなければいけませんが、私たちの教育の規模では音声でのやりとりで問題なくコミュニケーションが取れますので、どのようなツールでも問題は起きなかったと思います。毎日常に使用しているツールが使えるというのは操作に関するフォローも要らず、教育そのものに集中できるため、良い選択だったと思います。

研修コンテンツの共有

研修コンテンツは昨年までは私のPC内で再生し、大型ディスプレイに表示して研修を行っていました。そしてテストやその後の振り返りのため社内のWikiにて公開し、また記録としてコンテンツをファイルとして保管しています。

今回は画面共有でコンテンツを見ていただくことから、ネットワーク環境による影響なども考え、事前に社内Wikiにアップロードしておき、SlackにてURLをお伝えするようにしてみました。またGoogle DriveでもコンテンツのURL共有をしたほか、Slackにもアップロードしておきました。


今回は講演者・閲覧者どちらの環境にも問題は発生しなかったのですが、イレギュラーが発生した際の対応は時間がかかりがちなので調整し確保できた貴重な時間を無駄にしないためにも代替手段の確保は必要と感じます。

テストはGoogle Form

理解度の把握や実際に教育を受けたことの証跡としてテストを行っています。

昨年までは

  1. 回答用紙に記入
  2. 正解例の用紙を渡して自己採点
  3. 採点後の回答用紙を提出 → 保管

社員みなさんから提出された回答用紙は記録としての意味合いだけでなく、各自の理解を深めていただいたり設問ごとの理解度傾向を把握するにも有用です。

オンライン対応ということで、意図に合いそうな気がしてGoogle Formをいろいろ触っていたのですが、正解情報の登録などテスト機能があることがわかりこれを使ってみることにしました。Google Formについては手軽にアンケートなどを作成でき、任意で結果の共有ができるため今までも業務環境のヒアリングや意見収集などの場面で使用していました。集計も勝手にやってくれますのでその後の活用にも向いています。

正直なところ、オンライン化の他の理由よりも、この機能を使いたいがためにオンラインで教育を行うことにしたような気もしています。

面白かったのでGoogle Formでの機能の例を載せておきます。

テスト機能

まずはテスト機能をONにし、成績をどの段階で表示するかなどを設定します。


そして質問を作り、 解答集を作成 から答えの設定を行います。


以下に択一式や複数選択、文字入力での設定を載せておきます。

択一式


複数選択


文字入力


最終的に出来上がったフォーム


まとめ

今回オンラインでの教育活動を行なったわけですが、E-Learningシステムというほどのものでなくても、通常業務で使用しているものを使用して案外簡単に実践することができました。特別に何かにこだわったり、特筆すべき優れたものなど無いのですが、思い浮かべていた課題をクリアし、私たちの規模の組織では十分使えることがわかりました。今後ディスカッションを行うような研修でのアプトプットやオンデマンドな研修への対応、また教育以外の何かの行事にも利用ができそうです。

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