• Home
• コーポレートブログ
• 伝わる文章の書き方を学ぶため「ビジネス文章力アップ講座」を受講しました

担当は坂本です。今週のブログでは、ビジネス文章力アップ講座（一般社団法人日本ビジネスメール協会 主催）を受講したことを書きます。

はじめに

昨年からサポート業務を始め、8ヶ月経ちました。サポート業務では、お客様のお問い合わせに対しご回答するのですが、仕事を覚えてきたため、文章を考える時間が短くなってきました。

しかし、まだまだお客様にお伝えすべきことを適切に表現できていない文章を書くことがあります。 業務の質の向上のため「ビジネス文章力アップ講座」をオンライン受講しお客様に伝わる文章の書き方を勉強してきました！

その中で、特に印象に残った学んだこと2つを紹介します。

1.文章を書く前に目的を整理する

1つ目は目的の整理です。まずは相手に何を伝えたいのか、またどうして欲しいのかを整理することが大切だと思いました。

今までの私の文章を書く手順を考えてみると、頭の中で整理する前に文章を書き始めてしまうことが多いことに気がつきました。

文章を書きながら頭の中を整理して、不要な部分を削ったり足りない言葉を補ったりしていました。それだとかえって時間がかかってしまい、早く文章を書けないのだとわかりました。

2.文章の見た目を工夫する

2つ目は見た目の工夫です。

例えば以下のような文章を書く場合、工夫をしないままだとただ長い文章で読みにくく感じます。そのため、「My Redmineの魅力」が伝わりにくいですね（My Redmineは弊社が提供するサービスです）。

そこで、文章の見た目を中心に工夫して修正してみました。

どちらも同じ内容ですが、見やすさが全く違います。以下のことに気を付けて整理をしました。

主題を目立たせる

• 何についての文章なのかわかるよう主題を明確にしました。そのため、読み手は「何の文章について書かれているのか」がパッと見てわかるようになります。

まとまりを分ける

• 何についての情報なのかを整理し、構造化しました。構造化することで読み手は「一番知りたい内容」をスマートに確認することができます。
• My Redmineについて知りたい時、もしかしたら料金を重要視する人もいるかもしれません。その場合は、「機能」を読み飛ばして「料金」だけ目を通せば読み手は欲しい情報がすぐに手に入ります。

1文を短くする（文を分ける）

• 修正前の文章に「My Redmineはオープンソースのプロジェクト管理ツールRedmineをクラウドで利用いただけるサービスで、インターネット環境があればwebブラウザでアクセスできますので、テレワークでも活用いただけます。」という長い1文があります。「〜で」とすると文を繋げて書くことができますが、そのままだと読みにくさがあるため、次のように2文に分けました。

「My Redmineはオープンソースのプロジェクト管理ツールRedmineをクラウドで利用いただけるサービスです。インターネット環境があればwebブラウザでアクセスできますので、テレワークでも活用いただけます。」

「文章を書く」と聞くと、正しい言葉や敬語を使うことが大事なように思えますが、見た目（構造）を工夫することも大切なことだと思いました。

ビジネス文章力アップ講座を受講してみて

以下は私がいつも気をつけている点です。普段から心がけていることも大切なことであると再確認できました。

• 並列情報は箇条書きで書く
• 手順を記載する時は数字をつけて分かりやすくする
• 一文を短くする

今後も文章を書く時に意識していこうと思います。

サポートミーティングでも文章力アップ

弊社ではお客様に対してどのような回答をしたのか共有したり、相談する「サポートミーティング」を1日に2回行っています。その場で文章の書き方について指摘やアドバイスをいただくため、自分では気が付けなかった文章の違和感や、より良いお伝えの仕方に改善しています。

いきなり文章の書き方が上達するわけではないですが、今回の講座から学んだことを日頃から意識し「お客様にしっかりと伝わる文章」でサポート業務に取り組みます。

【スタッフ募集中】
弊社ではAWSを活用したソリューションの企画・設計・構築・運用や、Ruby on Rails・JavaScriptフレームワークなどを使用したアプリケーション開発を行うスタッフを募集しています。採用情報の詳細
弊社での勤務に関心をお持ちの方は、知り合いの弊社社員・関係者を通じてご連絡ください。

---