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• 広報紙の作成から発行、配布までを誰でも簡単に行うには

自宅にある古いMacBook AirにChrome OS Flexをインストールしてみました。新しいPCを買わずにパソコンを1台確保できればと思ったのでインストールしてみました。手順は簡単であっという間に完了します。Chrome OS Flexについては、こちらの過去ブログでも紹介されています。

さて、今回はChrome OS Flexとは関係なく、また仕事とも関係ない場面で広報紙を作成、発行したことについて書きます。さまざまなコミュニティなどに所属していると広報を担当することもあると思います。

私が所属するとある団体では、いままで広報紙を発行していませんでした。団体の活動そのものも活発とはいえないこともあり積極的に情報発信を行っていなかったのです。しかし、コロナも明けて昨年度頃から少しずつ色々な活動を行うようになってきたので、その様子を関係者に知ってもらおうと広報紙を発行することにしました。

ウェブ媒体ではなく広報紙にしたのは、読者が限定されていることと読者層の年齢が比較的高めであるためです。また、PDFをダウンロードできるようにしたので見てね、ではおそらく読んでもらえないだろうということもあり、紙媒体で発行して直接お届けることにしました。

予算も多くないため制作コストをかけすぎるのは良くありません。いろいろなサービスを利用して安価に抑えることにしました。また、他の人が同じことをしようとしたときに同じ手順でできる方法が望ましいと思いました。

広報紙の編集から発送までの工程

作業工程は以下のとおりです。発行部数は100部程度で、そのうち半分の約50部を郵送する必要がありました。残りは手渡しです。次の手順で進めることで、誰でも広報紙を発行できるのではと考えて取り組んでみました。

1. 原稿作成
2. データ作成
3. 原稿の確認・修正
4. 印刷発注
5. 封筒印刷（テープあり、切手あり）
6. 宛名印刷（自宅にプリンターがないのです）
7. 封筒への封入と宛名の貼り付け
8. 郵送
9. アンケートの集計

原稿作成はCanva、印刷はプリントパック

原稿作成はテキストエディターなどがあれば何でも良いです。しかし、上記の過程で原稿が一番時間がかかりました。ChatGPT等を使う手もありますが、そのままという具合にはいきません。結局工程の中で一番時間がかかってしまいました。

データの作成にはCanvaを使いました。イラストレーターを使って制作するよりもお手軽かもしれません。また今後、他の人でも今後広報紙を制作できるようにするためには、イラストレーターではなく、Canvaを利用したほうが良いと思いました。

印刷については、以前Canvaで制作したデータをプリントパックに発注したことがあったので、うまく印刷できることがわかっていました。入稿用のデータができればあとは印刷の発注だけです。（過去のブログでも紹介）

封入から発送まで

封入発送も依頼できるサービスもあると思いますが、広報紙の仕上がりを確認したいこと、広報紙の一部は自分たちで配布したいことから、広報紙と封筒をそれぞれ発注し、自分たちで封入することにしました。封入作業も50部程度ですので時間もそれほどかからないと思ったからです。

封筒は「Graphic」で作成しました。テープつき、切手貼付、宛名ラベルの印刷オプションもあって便利そうだったからです。今回は、はじめての広報紙を作成したため、事前に送付先に誤りがないか確認したかったので、封筒と宛名ラベルは別々に届くように発注しました。誤りのある宛名ラベルは使用せずに封筒に直接住所を書き込むようにするためです。ちなみに宛名印刷はコンビニでもできると思いますが、宛先50件程度の場合だと「Graphic」などのサービスを利用したほうが安価におさまります。また納期も1日程度です。

封筒には切手を貼り付けた状態で納品してもらいたかったのですが、注文時に切手オプションを選択しわすれてしまいました。印刷の注文確定後に気づいてサポートに連絡したのですが、印刷工程が進んでしまっているので後から追加はできません、すみませんとの回答でした。よって切手は別途購入して貼り付けることにしました。ちなみに重量は50g以内（A4、8ページ）で収まりそうでしたので、定形外郵便の発送で1通120円になります。

すべての資材がそろって封入・発送の前日になって送付書を作成していないことに気がつきました。我が家にはプリンターがないので、コンビニで印刷することにしました。あるコンビニでは白黒印刷だと20円/枚なので50枚印刷すると1,000円です。プリントパックで印刷する場合は最低ロットが100部からで7営業日発送では1,390円（税込）となるため、単価はコンビニのほうが高いのですが送付書は100部も必要ないため、送付書の印刷は1,000円ですむコンビニ印刷で問題ありません。

まとめ

広報紙の発行は年2回行うこととして半期に1回の発行を予定していましたが、編集作業に時間がかかって結局年1回の発行がやっとでした。わかったことは1人で広報紙は作るのは大変、原稿確認は大切ということでした。1人で作成していると誤字・脱字も多いため、他の人の目で見てもらうのは大切だと感じました。

やっとの思いで発行したところ、お届けした人から多少のリアクションがあったので、何もしないよりは発行して良かったかなと感じています。チャットツールやSNS、ブログ記事だけではリーチできない層があって、広報紙はいまでも選択肢のひとつだなと思いました。

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