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• Webレターで文書の発送を簡単に

こんにちは。遠藤です。今日のブログでは日本郵便のサービス「Webレター」について書きます。

個人で参加している団体の活動で、文書を発送する仕事がありました。当初、他のメンバーらによって印刷から封入、発送まで手作業で進められようとしていましたが、時間がかかることと、複数人が集まって作業することのリスクを感じ、ウェブ上のサービスの利用を提案しました。自分たちで手作業でやるのは直接的なコストが発生しないため良さそうに思えますが、移動、印刷、封入のコストを考えるとサービスを使ったほうが効率的で簡単です。

手作業による文書の発送

メールではなく文書でお知らせしたい、あるいはメールアドレスを把握していないため、文書を発送しなければならない場面があります。

文書を発送しようとしたときにやるべき作業は次のようなものがあります。

1. 文書を作成する
2. 印刷する
3. 折る
4. 宛名ラベルを印刷し、封筒に貼る
5. 封入する
6. 切手を貼る（料金後納なし）
7. 投函する

任意の団体だと自宅が事務所で、家庭用のプリンタしかない場合もあるため、用紙やトナーの購入なども必要となり、文書を印刷するのも大変です。

Webレターで文書を発送

文書発送サービスの選択肢がいくつかある中で、今回は日本郵便のサービス「Webレター」を使うことにしました。

使い方は簡単で文書と宛先をアップロードするだけです。WebレターではWordやPDFをそのまま利用できるため、指定されたテンプレートどおりにデータを作成する必要もなく簡単に利用できることから選びました。1通99円から発送でき、クレジットカードで支払えます。

文書と宛先をアップロードするだけなので、封筒を準備したり、印刷したり、封入する手間を省けます。前述した作業1.〜7.のうち2.〜7.を省略できます。手作業による文書発送の手間を大幅に削減できます。

文書は、PDFやWordをアップロードするほかに、Webレター上で作成することもできます。

どんな感じで届くのか

届く文書の体裁がどのようなものなのか確認するため、試しに発注してみました。次のような感じで届きます。発注から到着まで5日でした。

今回はPDFの文書をアップロードしました。文書にはもとのデータにはない線や番号、枚数を表す数字が出力されています。印刷された文字は少し薄く若干荒いように感じました（白黒のみ確認）。そのあたりを気にしないならば手軽に利用できるサービスだと思います。

発注後に文書の誤り発見、発送を中止したい

正式に注文の手続きを完了した後で、文書内容の誤りが発覚したたため発送を停止したいとの連絡をメンバーから受けました。キャンセル可能か調べたところ、キャンセルはできないという記載がFAQにあります。しかしながら、取戻し請求を行うことで配達を取りやめることができるとの記載もあったため電話で問い合わせてみました。

「郵便局に行けば、配達を止められるかもしれないが発送済みの場合は無理。また、キャンセルには手数料が発生する。」とのことで1件1件郵便局で取り消しの手続きが必要とのことでした。訂正文書を再発送したほうが安く済むのと、発送の停止は大量の数があるため現実的ではありませんでした。今回はキャンセルなしでそのままの発送としました。

使ってみた感想

連絡手段はメールやチャットが多く、手紙を送る機会は今日では減っていると思います。このサービスでは、自宅にプリンタがない場合でもファイルのアップロードだけで発送できるので、文書によるお知らせを発送したい場合には便利だと思います。実際、封入作業もなく手間を省くことができました。請求書の発送にも利用できたりするので、様々なシーンで利用できるものと思います。